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5.1- Proceso de Selección de la Plataforma

El analista de sistemas debe definir las necesidades de equipo y de software siguiendo el siguiente proceso.

Los analistas de sistemas deben trabajar en conjunto con los usuarios para determinar el equipo (hardware) que será requerido. El establecimiento de equipo se apegará a los requerimientos de información. El conocimiento de la estructura de la organización puede servir de apoyo en las decisiones del tipo de equipo. Las opciones de equipo podrán considerarse, una vez que los analistas de sistemas, los usuarios y los directivos cuenten con una clara concepción de las tareas que se realizarán.

Para iniciar el proceso de selección de plataforma se realiza el inventario de todo el equipo de cómputo que se encuentre disponible en la organización. Como será evidente, algunas alternativas implican la expansión o la re-asignación del equipo actual, de tal forma que es importante conocer lo que se tiene a la mano.
Si no se cuenta con un inventario actualizado del equipo de cómputo, el analista de sistemas deberá establecerlo de manera rápida, conociendo los siguientes datos:

  1. El tipo de equipo, número de modelo y fabricante.
  2. El Estado de la operación del equipo por instalar, en operación, en almacenamiento y con necesidades de reparación.
  3. La estimación del tiempo de uso del equipo.
  4. La vida proyectada del equipo.
  5. La localización física del equipo.
  6. La persona, departamento responsable del equipo.
  7. El Estado financiero del equipo: propio, rentado o en arrendamiento con opción a compra.

El documento utilizado para realizar el inventario debe ser fácil de llenar, e indicar de manera explícita que se enumere por separado a los equipos periféricos, tales como las unidades de discos y los monitores.

El siguiente paso para definir las necesidades de equipo es estimar la carga de trabajo. Esto significa que los analistas de sistemas formulen el número que represente, tanto la carga del trabajo actual como la proyectada para el sistema, de tal forma que cualquier equipo que se adquiera cuente con la posibilidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras.

Una vez que se define el equipo disponible, se apoya aún más el proceso de toma de decisiones, cuando llegue el momento de revisar el equipo requerido, ya que muchas de las dudas acerca del equipo existente se eliminarán. A través de entrevistas y cuestionarios iniciales, así como de su investigación de datos de archivo se sabrá el número de personas disponibles para el proceso de datos, así como su capacidad y destreza. Esta información se utiliza para proyectar qué tan bien se satisfacen las necesidades de personal.
Si las estimaciones se elaboran correctamente, la empresa no tendrá que reemplazar el equipo, a menos que se presente un crecimiento no pronosticado de uso del sistema. (Sin embargo, otros sucesos tales como una innovación tecnológica, puede dictar un reemplazo de equipo, si el negocio desea mantener una posición competitiva.)
Por ejemplo una comparación de la carga de trabajo entre un sistema de información anterior y otro propuesto es el siguiente:

 .Sistema actualSistema propuesto
TareaElaboración de flujo de cajaLo mismo
MétodoManualComputarizado
PersonalContadorAuxiliar contable
Costo/hora $ 160 $ 75
Cuando y comoDiario: Arqueo de caja
Mensual: Consolidado de ventas
Diario:Correr el programa para realizar el arqueo
Mensual: Correr el programa que resume e imprime los reportes
Requerimientos de horas hombreDiario: 1 hora
Mensual: 16 horas
Diario: 20 minutos
Mensual: 1 hora
Requerimientos de tiempo de maquinaNingunoDiario: 20 minutos
Mensual: 1 hora

Testeo del Equipo de Cómputo (Hardware)

El siguiente paso en el proceso será considerar los tipos disponibles de equipo que parecieran ajustarse a las necesidades proyectadas
La evaluación del equipo de cómputo es una responsabilidad compartida entre la dirección, los usuarios y los analistas de sistemas.
El avance tecnológico obliga al analista de sistemas a estudiar los distintos tipos de computadoras disponibles en el momento en que se escribe la propuesta de sistemas. Cada una de ellas cuenta con distintas características al considerar la manera de implantar un sistema de cómputo.

Aunque los vendedores darán todo tipo de detalles acerca de sus ofertas particulares, los analistas necesitan supervisar de manera personal el proceso de evaluación, orientar a los usuarios y a la directiva acerca de las ventajas y desventajas del equipo.

La carga de trabajo puede simularse y correrse en diferentes sistemas, incluyendo aquellos que actualmente se encuentran en uso por la organización. A esto se le denomina como evaluación "in situ" o pruebas de rendimiento.

Dentro de los criterios que tanto los analistas de sistemas como los usuarios deben utilizar para evaluar el desempeño de los diferentes equipos, se tienen:

  1. El tiempo requerido para las operaciones típicas (incluyendo cuánto tiempo se tarda para capturar los datos y cuánto tiempo toma obtener una salida)
  2. La capacidad total del sistema (qué tantos datos pueden procesarse de manera simultánea, antes de que se presente un problema)
  3. Los tiempos muertos de la unidad central de proceso y el tamaño de la memoria.

El analista en unión con los usuarios y la directiva, evalúan la conveniencia de adquirir un equipo nuevo. Las opciones pueden ser: desde utilizar sólo el equipo disponible actualmente en la empresa, hasta cambiar de manera integral por un nuevo equipo. Entre estas dos opciones se encuentran una gama de alternativas

El almacenamiento de datos, ya sea antes o después del proceso, es sumamente importante para mejorar el funcionamiento y el costo del sistema. En general, la elección de un medio de almacenamiento se determina por el tipo de proceso. Dentro de las preguntas fundamentales se tienen: cuántos datos y por cuánto tiempo serán conservados hasta su proceso, qué tan grandes son los archivos y qué tipo de acceso se necesitará para los datos almacenados.

Existen ciertos aspectos fundamentales que considerar al evaluar los servicios que ofrecen los vendedores a la empresa. La mayoría de las casas comerciales ofrecen la prueba del equipo al recibirlo y una garantía de 90 días contra cualquier defecto de fábrica, pero se debe asegurar qué otra cosa puede ofrecerle el vendedor. Los establecimientos de prestigio se distinguen sobre sus competidores por la gama de servicios que ofrecen.
La mayoría de los servicios de soporte adicional pueden negociarse de manera separada a la renta o a la compra del equipo. Una lista de criterios básicos cuando se evalúa el soporte del vendedor es:

  1. Soporte del equipo
    1. Línea completa de productos
    2. Productos de calidad
    3. Garantía
  2. Soporte del software
    1. Todas las necesidades del software
    2. Programación individualizada
    3. Garantía
  3. Instalación y adiestramiento
    1. Apegarse a un calendario
    2. Adiestramiento in situ
    3. Línea de consulta directa
  4. Mantenimiento
    1. Procedimiento de mantenimiento de rutina
    2. Especificación del tiempo de respuesta en emergencias
    3. Préstamo de equipo durante las reparaciones

Los servicios de soporte incluyen el mantenimiento rutinario y preventivo del equipo; el tiempo de respuesta queda especificado si el equipo llegara a fallar (dentro de las primeras 6 horas; al siguiente día hábil, etc.); el préstamo de equipo en caso de que el equipo deba cambiarse o si fuera necesaria una reparación externa y la capacitación interna o la organización de seminarios externos para grupos de usuarios. Cabe recordar que puede ser difícil obtener adiestramiento en equipos que no sean ampliamente utilizados por otras organizaciones y es sano involucrar al área jurídica antes de la firma de contratos por servicios o adquisición de equipo. Aunque puede ser atractiva la posibilidad de una instalación exclusiva, la posibilidad de un buen soporte a largo plazo puede disminuir.

Desafortunadamente, la evaluación de equipo de cómputo no es tan sencilla como comparar costos y elegir la opción menos costosa.
Hay otras eventualidades que la administración debe considerar y que incluyen:

  1. La posibilidad de expandir el sistema si las necesidades aumentan en el futuro
  2. La posibilidad de enlazar el equipo con el de otras marcas, si el sistema llegara a crecer
  3. Los beneficios de comprar más memoria que la proyectada como necesaria, considerando que el negocio crecerá eventualmente
  4. La estabilidad corporativa del vendedor.

La ampliación de los sistemas existentes es común para los proyectos de sistemas. Bien vale la pena instalar sistemas con capacidad de expansión. Aunque toma un poco más de Planeación, es más económico y más flexible que la tercera alternativa de contar con memoria en exceso y mantenerla en inventario durante varios años.

Testeo del Software

Innecesario tomar la decisión de cuál es la mejor alternativa para el software de la compañía, pudiendo elegir entre: hacerlo en casa, usar software Libre, de uso comercial la nueva tendencia que será bajo demanda. Cada uno de estas opciones tiene sus ventajas y desventajas.

Los paquetes de software, más que aquellos programas de aplicación que se escriben específicamente para una instalación, se han vuelto cada vez más accesibles, y en efecto, deben considerarse con mucha atención. Numerosas horas de programación pueden ser ahorradas si a existe un paquete de software apropiado para todo el sistema o parte de él y su uso implique un mínimo de adaptaciones.
La evaluación de software comercial junto con los futuros usuarios no debe ser desatendida y es necesario controlar la propaganda meramente comercial para evitar caer en decisiones influenciadas. Específicamente, hay seis categorías principales dentro de las cuales se puede ubicar al software.

  1. Eficacia en el desempeño
    1. Capacidad para realizar las tareas requeridas
    2. Capacidad para realizar las tareas que se desearán más adelante
    3. Buen diseño en pantalla
    4. Capacidad adecuada
  2. Eficiencia operativa
    1. Tiempos de respuesta rápidos
    2. Captura eficiente
    3. Salidas eficientes
    4. Almacenamiento de datos eficiente
    5. Respaldos eficientes
  3. Facilidad de uso
    1. Uso de interfaces satisfactorios
    2. Disponibilidad de menús de ayuda
    3. Interfaz flexible
    4. Retroalimentación adecuada
    5. Buena recuperación de errores
  4. Flexibilidad
    1. Opciones de entrada
    2. Opciones para la salida
    3. Compatibilidad con otro software
  5. Calidad en la documentación
    1. Buena organización
    2. Programas tutoriales de calidad
    3. Respuestas adecuadas a las preguntas
  6. Soporte del fabricante
    1. Línea de consulta directa
    2. Boletines
    3. Actualizaciones frecuentes (a bajo costo)

Es necesario realizar una evaluación del software comercial a partir de demostraciones con datos de la empresa; asimismo, un revisión de la documentación que le acompañe. Normalmente el vendedor asegurará que el software funciona y que ha sido probado en sus instalaciones, pero eso no garantizará que esté libre de errores en un momento dado o que no fallará cuando se lleven a cabo acciones incorrectas por parte de los usuarios. Es obvio que no habrá garantía si el software comercial se utiliza con un equipo de cómputo defectuoso.

La necesidad de copias múltiples del software (para el uso de varias estaciones trabajo) implica negociar con el vendedor una licencia de uso múltiple, de tal forma que los derechos del autor no se infrinjan al crear copias ilegales. Con frecuencia esto implica la compra de un paquete de software al precio regular y la compra de copias adicionales a un precio reducido.

También es posible negociar un contrato de servicios especiales que cubra el soporte del software adquirido. Dentro de él quedaría incluido el mantenimiento de emergencia y el preventivo; las actualizaciones sin costo o a un precio reducido, las copias adicionales de la documentación y la capacitación de los usuarios.

Elección del Proveedor

Con las pruebas realizadas en los pasos anteriores se reduce la lista de proveedores, ya que se han decidido por una marca en específica, en este paso entonces es necesario averiguar quiénes son los proveedores oficiales de ese producto en el país o el fabricante directo, para ver quienes ofrecen mejores ventajas. Una parte importante de la elección del proveedor es la parte económica, relacionar los costos en que se van a incurrir para la implementación del sistemas y los beneficios que va a traer en nuevo sistemas que no necesariamente tienen que ser económicos. Al momento de elegir el proveedor hay que tener cuidado con: las comisiones que ofrecen los proveedores para favorecerlos en el proceso de elección y por el otro lado hay que evitar el tráfico de influencias por parte del personal interno.

Las tres principales opciones para la adquisición de equipo de cómputo incluyen la compra, la renta y la renta con opción a compra (Leasing). Hay ventajas y desventajas a considerar en cada una  de esas opciones. Dentro de los factores que influyen en la consideración para decidir la mejor opción para una instalación en particular están: los costos iniciales contra los costos a largo plazo, si la empresa puede comprometer capital en equipo de cómputo y si la empresa desea un control y responsabilidad totales sobre el equipo de cómputo.

Financiamiento de la Adquisición

Es importante inventariar inmediatamente el equipo adquirido, procurando que la configuración haya sido hecha por el soporte técnico del fabricante o especialistas. Si el equipo es traído de otro país es muy difícil tener soporte técnico o reclamar por garantías si alguna parte viene dañada.

 VentajasDesventajas
Comprar
  1. A largo plazo, más económico que rentar.
  2. Posibilidad de cambiar el sistema
  3. Ofrece ventajas fiscales al permitir la depreciación acelerada
  4. Control total
  1. El costo inicial es elevado
  2. Riesgo de caer en la obsolescencia
  3. Riesgo de atarse a una elección errónea
  4. Plena responsabilidad
Leasing
  1. El capital no queda atado
  2. No se requiere de financiamiento
  3. El pago es menor que la renta simple
  1. La compañía no es dueña del sistema cuando expira el contrato de alquiler
  2. Por lo general hay una multa muy alta por terminar anticipadamente el contrato
  3. El alquiler es más caro que la compra
Rentar
  1. El capital no queda atado
  2. No se requiere financiamiento
  3. Facilidad de cambio de sistema
  4. Por lo general incluye el mantenimiento y seguros
  1. La compañía no es dueña del equipo
  2. Los costos son muy altos porque el proveedor asume el riesgo (es la alternativa más cara)

Compra

Del equipo implica que la empresa sea el propietario del mismo. Una consideración determinante para la compra es la vida proyectada del sistema. Si el sistema será utilizado por más de cuatro o cinco años (mientras que los demás factores se mantengan constantes), la decisión a tomar será comprar. Conforme los sistemas se vuelven más pequeños y los sistemas distribuidos son más populares, las empresas se deciden por la compra de equipo.

Leasing

Del equipo de cómputo es otra posibilidad. La renta con opción a compra o arrendamiento financiero del equipo de un vendedor o de una compañía arrendataria es más práctica si la vida proyectada del sistema es menor a cuatro años. Además, si es inminente un cambio significativo en la tecnología. El arrendamiento financiero permite también a la empresa el colocar su dinero en otra inversión, donde pueda trabajar para ella más que comprometerlo. Sin embargo, a largo plazo, el arrendamiento financiero económicamente no es la mejor manera de adquirir poder de cómputo.

Renta (en su estricta connotación)

Es la tercera alternativa para la adquisición de equipo de cómputo. Una de las ventajas principales de la renta es que no se compromete el capital de la compañía. En consecuencia, no se requiere de un financiamiento. También, la renta de equipo de cómputo hace más fácil su cambio. Finalmente, el mantenimiento y el seguro se encuentran generalmente incluidos en los contratos de renta. Sin embargo, por su alto costo final y por el hecho de que la compañía no es dueña del equipo rentado, la renta debe contemplarse sólo como una alternativa a corto plazo para resolver las necesidades de cómputo limitadas o no recurrentes, o cuando los cambios tecnológicos son muy frecuentes.

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