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Inf-Tek: Gerencia de Tecnologías de Información

3.2- Ubicación de la Unidad de Tecnologí­a de

- 02-Organización

Unidad de Tecnologí­as de Información Versus Centro de Cómputo

A la unidad organizativa responsable de la realización y administración de las actividades de tecnologí­a de información de una empresa o institución, la cual suele denominarse con varios nombres: División Informática, Departamento de Sistemas, Gerencia de Tecnologí­a, incluso anteriormente en un organigrama de una empresa se podí­a encontrar como (Departamento de IBM).

Objetivo:

Proveer los productos y servicios informáticos (asesorarí­a, apoyo a las funciones automatizadas, administración de los equipos de cómputo, programas y sistemas) a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella (clientes externos, internos, accionistas, etc.), de manera efectiva, eficiente y oportuna.
Para el propósito académico le llamaremos Unidad de Tecnologí­as de Información y lo diferenciaremos del centro de cómputo o centro de procesamiento de datos

Centro de Cómputo

Es lugar fí­sico donde se encuentra un conjunto de recursos fí­sico (hardware), lógicos (software), y humanos necesarios para el procesamiento automático de datos con una adecuada capacidad operativa.

Objetivo

Procesar los datos de una manera sistematizada y automática para convertirlos en información útil para la organización
La Unidad de Tecnologí­as de Información se puede ubicar en cuatro partes diferentes las cuales todas tienen ventajas y desventajas, dependerá de el tipo, tamaño y otros aspectos de la empresa en cuestión. Para efectos de estudio la relacionaremos con las otras gerencias de un organigrama tí­pico de las instituciones

1.- Subalterno de cualquier Gerencia

Cuando se inicio el uso de las computadoras en los negocios, con esas enormes computadoras que utilizan tarjetas perforadas para procesar los datos, solo daba soporte un proceso de la organización, generalmente al írea o gerencia de finanzas.
En esta primera opción la Unidad de Tecnologí­as de Información se encuentra en la parte operativa del organigrama, esto quiere decir que no tiene mucha autoridad ni responsabilidades, solo proporciona soporte a un írea y esta enfocada a una sola área de la empresa.
Los recursos pueden ser escasos ya que dependen de lo que jefe superior le asigne

2.- Colega de las Gerencias

Otra opción es colocar la Unidad de Tecnologí­as de Información en la parte administrativa de organigrama al mismo nivel de las demás Gerencias, esto permite que exista grandes niveles de cooperación entre los diferentes íreas, sin necesidad de estar bajo el mando de uno en especí­fico, asignándole más responsabilidad y autoridad, proporcionándole soporte a cada una de las demás dependencias, por ejemplo, puede desarrollar e implementar sistemas de información para: generar la planilla, llevar el inventario de activos: la relación con los clientes, Control de calidad, etc. También cuenta con una parte del presupuesto general de la empresa

3.- Asesor o Staff del Gerente General

La tercera opción es colocarle como un una dependencia de Staff o asesora en la parte estratégica de la estructura organizativa. En esta opción a pesar de encontrarse en la alta gerencia no tiene ningún grado de autoridad, la Unidad de Tecnologí­as de Información solo puede aconsejar o recomendar al gerente general quien es la persona que tomará las decisiones y dará la orden a las demás gerencias. Todas las recomendaciones que proporcione la unidad y que sean aprobadas por la gerencia general pueden influir en toda la empresa, además de que por encontrarse en esa posición puede disponer en más recursos.

4.- Subcontratación u Outsourcing

Si dividimos la palabra en inglés, out es afuera y sourcing viene de recursos, esto quiere decir que con todos aquellos servicios o recursos externos se contrata a terceros (ajenos a la empresa)  para que los ejecuten, es por eso que también es conocido como Tercerización. El outsourcing consiste en contratar a una empresa especialista en el rubro de la tecnologí­a. Este tipo de organización es recomendada cuando el procesamiento de datos son proyectos eventuales, porque represente una oportunidad o la empresa no se dedica a ese rubro. Por ejemplo cuando el Tribunal Supremo Electora establece elecciones cada 3 o 4 años, podrí­a contratar una empresa para instalar y operar el centro de cómputo que realice el trabajo de procesar todas las actas de las urnas y proporcionar un resultado o informe. Puede ser:

Parcial

  • Soporte Técnico en áreas especializadas
  • Desarrollo e implementación de sistemas, como seguridad informática
  • Servicios de consultorí­a especializada
  • Mantenimiento de equipo entre otros.

Total

Consiste en pasar a manos de terceros la totalidad de la responsabilidad  del proceso de la información.

Ventajas

  • Reducción del tamaño y los costos de la empresa que contrata
  • Especialista en el área, aunque hay que tener cuidado en considerar al proveedor experto en el área del proyecto a desarrollar. 
  • Amplio conocimiento en la tecnologí­a que se utiliza
  • Eficiencia en el desarrollo de las actividades.
  • Menor costo, evaluando si el desarrollo interno o externo es más barato
  • Mayor rendimiento
  • El riesgo es menor  en el desarrollo e implementación de un sistema bajo la modalidad de outsourcing, si se hace un estudio de factibilidad profundo y un análisis FODA
  • Contratarlos para aquellos proyectos que son estratégicos para la  empresa

Desventajas

  • La mayorí­a de proyectos de este tipo han fracasado.
  • No se ha consolidado como una cultura en nuestro medio
  • No se dimensionan correctamente los alcances
  • Generación de expectativas falsas sobre la capacidad y la experiencia de la empresa a contratar, incumpliendo los tiempos de entrega y aumentando los costos.
  • No se ve al subcontratado como un aliado, los internos ven a los equipos externos como amenaza
  • No existen compromisos claros y el concepto de trabajar en equipo
  • Desvalance significativo en cómo las partes administran y controlan el desarrollo del proyecto,  ¿Qué tan identificados está el proveedor con nuestro proyecto?
  • No se definen claramente los contratos las responsabilidades, por lo que deben de establecer condiciones contractuales, definir compromisos mutuos y clausulas que garanticen indemnizaciones   en caso de incumplimientos que cubran realmente el costo de oportunidad y garantice la continuidad de las operaciones de la empresa..
  • Feudos que pueden debilitar los planes de automatización
  • Elección inadecuada de los proveedores
  • Se necesita capacitar sobre la posibilidades del desarrollo externo (ventajas y desventajas). 1

1 (Ing. Rodolfo Calvo F. (M.Sc.) DINAMICA Consultores S.A., “Outsourcing” en nuestro medio., 2008)

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